Dienst
Excel-automatisering
Bijna elk bedrijf heeft een bestand waar elke maand twee dagen handwerk in gaat, en dat één collega nog helemaal begrijpt. Dat is geen Excel-probleem. Het is een bestand dat nooit ontworpen is, alleen maar gegroeid.
Wat ik aanpak
- Terugkerende importen. Exports uit uw systemen die elke periode handmatig worden geknipt, geplakt en gefilterd. In Power Query gebeurt dat voortaan met één klik op Vernieuwen.
- Onhoudbare formules. Verticaal zoeken over drie tabbladen, geneste ALS-constructies van vier regels, verwijzingen naar cellen die niemand durft te verplaatsen. Meestal te vervangen door een tabelstructuur die zichzelf uitlegt.
- Rapportages met vaste opmaak. Maandrapporten, offertes en overzichten die telkens dezelfde handelingen kosten. Met VBA of Office Scripts terug te brengen tot een knop.
- Modellen die te groot worden voor een werkblad. Met Power Pivot en een datamodel werkt u door miljoenen rijen zonder dat het bestand vastloopt.
- Bestanden zonder controle. Invoervalidatie, beveiligde bereiken en foutcontroles, zodat een typefout niet stilzwijgend in de rapportage terechtkomt.
Power Query, VBA of toch Power BI?
Deze keuze bepaalt hoe onderhoudbaar het resultaat is, dus ik maak hem niet op gevoel:
| Situatie | Meest logische aanpak | Waarom |
|---|---|---|
| Data inlezen, opschonen en combineren | Power Query | Ingebouwd, herhaalbaar, leesbaar en zonder macrobeveiligingsgedoe. |
| Handelingen in Excel zelf automatiseren | VBA of Office Scripts | Power Query kan geen bestanden opmaken, mailen of afdrukken. |
| Zware berekeningen over veel rijen | Power Pivot met DAX | Werkbladformules lopen vast, een datamodel niet. |
| Meerdere mensen moeten dezelfde cijfers zien | Power BI | Versiebeheer via e‑mailbijlagen houdt een keer op. |
Over VBA, eerlijk: ik bouw het als het de beste oplossing is, maar het is zelden meer de eerste keuze. Macro's worden geblokkeerd door beveiligingsbeleid, werken niet in Excel voor het web en zijn lastig over te dragen. Kan hetzelfde in Power Query of Office Scripts, dan doe ik dat — ook als u expliciet om een macro vroeg. Ik leg dan uit waarom.
Wat het oplevert
Bij een maandrapportage van twee dagen handwerk gaat het al snel om ruim twintig dagen per jaar. Belangrijker dan die uren is meestal iets anders: het handwerk verdwijnt als foutbron, en het bestand wordt overdraagbaar. Dat laatste is voor de meeste bedrijven het echte risico — niet de tijd, maar de afhankelijkheid van één persoon.
Veelgestelde vragen
Ons bestand is een chaos. Moet het eerst opgeruimd worden?
Nee, dat is juist het werk. Ik verwacht geen nette startsituatie — dat is in tien jaar praktijk nooit voorgekomen. Wel kijk ik altijd eerst of het bestand te repareren is of dat opnieuw opzetten sneller en veiliger is. Dat oordeel krijgt u met argumenten, niet als voldongen feit.
Blijft het werken als u klaar bent?
Daar richt ik het op in. U krijgt documentatie en een korte overdracht, en ik bouw waar mogelijk met standaardfunctionaliteit in plaats van slimme trucs. Een oplossing die alleen ik begrijp, is geen oplossing.
Werkt u ook in Google Sheets?
Beperkt. Mijn zwaartepunt ligt bij Excel en het Microsoft-ecosysteem. Zit uw organisatie volledig in Google Workspace, dan ben ik waarschijnlijk niet de beste keuze en zeg ik dat liever vooraf.
Kunnen we het ook zelf leren in plaats van uitbesteden?
Vaak wel, en soms is dat verstandiger. Power Query is goed te leren voor iemand die al comfortabel is met Excel. Zie Excel-training — of we doen het gecombineerd: ik bouw het eerste stuk, u neemt de rest over.
Welk bestand kost u elke maand het meeste tijd?
Stuur het op of laat het zien in een videogesprek. Ik zeg u eerlijk wat eraan te automatiseren valt en wat niet.